Allgemeine Datenschutzerklärung für Eltern und Tageseltern

(Stand 10.12.2020, gem. BDSG und DS-GVO)

Zugriffsdaten

Durch den Besuch unserer Website können Informationen über den Zugriff (Datum, Uhrzeit, betrachtete Seite) gespeichert werden. Diese Daten gehören nicht zu den personenbezogenen Daten, sondern sind anonymisiert. Sie werden ausschließlich zu statistischen Zwecken ausgewertet. Eine Weitergabe an Dritte, zu kommerziellen oder nicht kommerziellen Zwecken, findet nicht statt. Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z.B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen und nicht lückenlos vor dem Zugriff durch Dritte geschützt werden kann. 

Personenbezogene Daten, Grundsätzliches

Personenbezogene Daten wie Name, Adresse oder E-Mail-Adresse werden von Ihnen freiwillig an uns übermittelt – es erfolgt keine Weitergabe an Dritte (Ausnahme: Fortbildungsverwaltung der  KTPP, sh. unten sowie Zusammenarbeit mit dem Kostenträger). 

Welche Daten werden zu welchem Zweck gespeichert?

Darüber müssen wir Ihnen Auskunft erteilen und haben hier Informationen dazu für Sie zusammengetragen. Im deutschen Datenschutzrecht gilt gesetzesübergreifend der Grundsatz eines "generellen Verbots mit Erlaubnisvorbehalt". Das bedeutet, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten grundsätzlich verboten ist, es sei denn, sie wird durch eine Rechtsvorschrift erlaubt oder der Betroffene hat zuvor seine Einwilligung erteilt. Da, wo es einen Rechtsgrundsatz gibt, ist keine Einwilligung notwendig.

Zentrale Rechtsgrundlage für den Umgang mit Kundendaten ist § 28 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 Bundesdatenschutzgesetz. Danach dürfen Kundendaten verarbeitet werden, wenn es für die Begründung, Durchführung oder Beendigung eines rechtsgeschäftlichen oder rechtsgeschäftsähnlichen Schuld- bzw. Vertragsverhältnisses erforderlich ist. Darüber hinaus dürfen Kundendaten verarbeitet werden, soweit es zur Wahrung berechtigter Interessen des Unternehmens erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass schutzwürdige Interessen der Betroffenen (an dem Ausschluss der Verarbeitung) überwiegen. Gleiches gilt für allgemein zugängliche Daten. Art. 7 Nr. 1 DS-GVO (Datenschutz-Grundverordnung) verlangt nur noch die Nachweisbarkeit der Einwilligung durch die verantwortliche Stelle. Eine konkrete Formvorschrift wird nicht genannt. In der Datenschutz-Grundverordnung wird klargestellt, dass die Einwilligung nur durch eine eindeutige Handlung zustande kommen soll, die auch in elektronischer Form erfolgen kann, aber nicht muss.

Wir sind ein vom Landkreis Cloppenburg beauftragtes Beratungs- und Vermittlungsbüro, sodass wir als Auftragsdatenverarbeiter gelten und die Daten für den Landkreis aufgrund eines Rechtsgrundsatzes, der sich aus § 24 SGB VIII ergibt, erheben. Nichts desto trotz informieren wir stets bei Kontaktaufnahmen darüber, was wir warum tun und fragen jedes Mal, insbesondere bei Eltern, die wir -im Gegensatz zu den uns zumeist gut bekannten Kindertagespflegepersonen- nicht kennen, ob diese damit einverstanden sind.

Bei Kontaktaufnahme mit uns

(per Kontaktformular, telefonisch oder per E-Mail) werden die Angaben des Nutzers zur Bearbeitung der Anfrage sowie zugehöriger Anschlussfragen gespeichert. Bei den Namen der Kinder, die in einer KTP-Stelle, GTP oder einem Vertretungsstützpunkt betreut werden, deren Geburtsdatum sowie Anschrift handelt es sich um Sozialdaten i. S. v. § 67 Abs. 1 SGB X. Eine Weitergabe dieser Daten an die Meldebehörden, die Sozialbehörden oder den Träger der Öffentlichen Jugendhilfe für einen Datenabgleich ist ein Übermitteln dieser Daten (§ 67 Abs. 6 S. 2 Nr. 3 SGB X). Daten dürfen entweder zu dem Zweck übermittelt werden, zu dem sie erhoben wurden (§ 64 Abs. 1 SGB VIII) oder zu anderen Zwecken, wenn eine Übermittlungsbefugnis bzw. Verpflichtung nach dem SGB X oder einem anderen Gesetz besteht, sofern eine Übermittlung nicht durch andere Regelungen – wie den besonderen Vertrauensschutz in den erzieherischen Hilfen (§ 65 SGB VIII) – eingeschränkt ist. Das sozialrechtliche Dreiecksverhältnis zwischen öffentlichem Träger der Jugendhilfe, freiem Träger (bspw. Kindertagespflegebüro) und dem Leistungsempfänger bzw. Leistungsberechtigten (das Kind vertreten durch die Eltern) beinhaltet grundsätzlich die namentliche Kenntnis desjenigen, der die Leistungen der Jugendhilfe erhält, durch den öffentlichen Träger der Jugendhilfe. Ihm muss es möglich sein zu prüfen, ob er für das Erbringen einer Leistung überhaupt zuständig ist. In aller Regel werden Eltern bei Antragstellung auf Kostenübernahme der Kindertagespflege darüber auch bei der jeweiligen Wohnortgemeinde schriftlich informiert und bestätigen dies mit Ihrer Unterschrift/Antragstellung.

Recht auf Vergessenwerden

Das Recht auf Löschung der eigenen Daten gibt Betroffenen einen Anspruch auf ein "Recht auf Vergessenwerden". Ausgeschlossen wird dieses Recht jedoch, soweit die Verarbeitung erforderlich ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder zur Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse, so z. B. die Erstellung von Statistiken für den Landkreis oder das Landesamt für Statistik Niedersachsen. Sobald die Speicherung der Daten, für die Zwecke für die sie erhoben oder verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig ist, werden die Daten gelöscht.

Sind die Daten bei der Kindertagespflegeperson sicher?

Jede Kindertagespflegeperson, die im Landkreis Cloppenburg tätig ist, sollte an einer Datenschutzschulung teilnehmen. Hier erfahren sie Grundsätzliches dazu, wie mit personenbezogenen Daten und wie mit sensiblen Daten umzugehen ist. Weiterhin werden die Grundregeln des Datenschutzes, die geschichtliche Entwicklung, die Rechte von Betroffenen besprochen. Zudem werden die Themen Recht am eigenen Bild, Umgang mit Messenger-Diensten, Videos, Smartphone und Echo-Dots bearbeitet. Näheres erfahren Sie auch unter der Rubrik "Was fragen sich Eltern...?". Kindertagespflegepersonen (KTPP) sind selbstständig tätig und selbst dafür verantwortlich, dass sie mit den ihnen anvertrauten Daten seriös umgehen. Dazu gehören folgende Schritte:

Datenschutzfolgeabschätzung

Eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFS) oder auch Data Protection Impact Assessment (DPIA), wie sie offiziell genannt wird. Sie ist nicht in jedem Fall nötig, aber die Entscheidungsfindung muss dokumentiert sein. In Art. 35 Abs. 3 DSGVO Regelbeispiele genannt, bei denen eine Durchführungspflicht besteht.

Verarbeitungsverzeichnis

Bei Erhebung von sensiblen Daten (Impfpass, Abfrage nach Gesundheit / Allergien) muss in jeder KTP-Stelle ein Verarbeitungsverzeichnis vorliegen. Hier werden Kategorien gebildet, in denen das Verfahren benannt ist; der Zweck der Verarbeitung wird formuliert, die Sicherheit der Daten wird nach nach TOM (s. u.) beschrieben, die Art der Verarbeitung (physisch und/oder digital) wird erläutert, die Verantwortlichkeit wird festgelegt, die betroffenen Daten und Personengruppen müssen genannt sein und Löschfristen werden angegeben.  Durch die Verpflichtung zur Masernimpfung ist jede KTPP verpflichtet, in ihrer KTP-Stelle ebendiesen Impfschutz auch sicherzustellen. Dazu befragt sie die Eltern nach dem Impfschutz des Kindes, vermerkt sich dann in ihren Unterlagen wann das Kind wogegen geimpft wurde- eine Kopie aufzubewahren ist nicht notwendig, sehr wohl aber die nachweisliche Kenntnisnahme über die erfolgte Impfung. 

TOM (Technische und Organisatorische Maßnahmen zur Datenschutzsicherung)

Gemäß § 9 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sind alle Stellen, welche personenbezogene Daten verarbeiten, erheben oder nutzen , verpflichtet, technische und/oder organisatorische Maßnahmen (kurz: TOM) zu treffen, um zu gewährleisten, dass die Sicherheits- und Schutzanforderungen des BDSG erfüllt sind. 

Eltern

Sofern Sie sich als Eltern ratsuchend an uns wenden und wünschen, dass wir Ihnen eine Tagespflegeperson vermitteln, ist es unabdingbar, dass wir Ihre Kontaktdaten, persönliche Daten zu Ihnen und Ihrem Kind, Wünsche bzgl. Betreuungszeiten und -beginn, sowie etwaige Besonderheiten (bspw. Allergien des Kindes) erfragen und speichern. Notwendige statistische und vermittlungsrelevante Abfragen gehören ebenso dazu. Neben der Speicherung erklären Sie sich auch damit einverstanden, dass wir ebendiese vermittlungsrelevanten Daten möglichen Tagespflegepersonen, die für die Betreuung infrage kommen, mitteilen. Sie erklären sich ausdrücklich damit einverstanden, wenn Sie unsere Fachberatung in Anspruch nehmen. Bei telefonischer Beratung wird auch immer abgefragt, ob Sie dies erlauben. Dazu machen wir uns einen Vermerk. Falls nicht, werden Ihre Daten nicht elektronisch gespeichert, eine Vermittlung kann dann aber auch nicht stattfinden. Grundsätzlich ergibt sich aber ein Rechtsgrundsatz aus § 24 SGB VIII Abs. 2 und Abs. 3, Satz 3. 

Eltern, die eine öffentlich geförderte Kinderbetreuung in Anspruch nehmen, haben auch eine gewisse Mitwirkungspflicht bei der Erhebung erforderlicher Daten; das ist in jeder Krippe und in jedem Kindergarten nicht anders. Diese Mitwirkungspflicht besteht auch für die KTPP. Von daher sind wir auf Ihre Unterstützung angewiesen, versichern Ihnen aber gleichzeitig, dass wir mit allen Daten gewissenhaft und im rechtlich gesteckten Rahmen umgehen. Somit kann es sein, dass Sie durch "Ihre" Kindertagespflegeperson (KTPP) nach einigen Daten zu Ihrem Kind gefragt werden. Das ist insbesondere so, wenn die Vermittlung nicht durch unser Büro stattgefunden hat, denn ansonsten fragen wir die Daten bereits bei dem Erstkontakt mit den Eltern ab. Da die KTPP aufgrund Ihrer Erlaubnis zur Tagespflege verpflichtet sind, jedes eingegangene Betreuungsverhältnis dem Kindertagespflegebüro zu melden, werden bestimmte Daten erhoben und an uns weitergegeben. 

Das Kindertagespflegebüro speichert  Daten der Kindertagespflegepersonen (KTPP) 

Als ein vom Landkreis Cloppenburg beauftragtes Beratungs- und Vermittlungsbüro für professionelle Kindertagespflege sind wir zuständig für Beratung und Vermittlung sowie Fortbildungsverwaltung der Kindertagespflegepersonen (KTPP), sowie für die Unterstützung von Eltern bei der Suche nach einer qualifizierten KTPP. Zudem führen wir regelmäßig Hausbesuche durch, deren Ergebnisse dokumentiert werden müssen. Pädagogische Konzepte der Kindertagespflegestellen werden bei uns zur besseren und passgenaueren Vermittlung aufbewahrt. Daten der KTPP werden in unserem Tagespflegeportal erfasst. Auch hier gilt der Rechtsgrundsatz zum einen nach § 24 SGB VIII (gefördertes Betreuungsverhältnis), aber auch nach § 43 Abs. § SGB VIII (Verpflichtung die sich aus der Pflegeerlaubnis ergibt). 

Zu den von uns im Portal verarbeiteten Daten gehören persönliche Angaben wie Name, Kontaktdaten, Geburtstag, sowie Qualifikation und angebotene Betreuungszeiten. Wir speichern die Dauer der Pflegeerlaubnis, Fortbildungsdaten, Tagespflegeverhältnisse, Notizen zu Hausbesuchen, Vermittlungsvorschläge sowie notwendige statistische Abfragen. Wenn die KTPP einverstanden sind, speichern wir ein (Pass)Bild der KTPP, welches uns zuvor von der KTPP überreicht oder zugesandt wurde. Die Abgabe eines Bildes ist nicht Pflicht, sondern erfolgt freiwillig, es erleichtert uns jedoch bei über 220 KTPP im Landkreis die Arbeit und den Wiedererkennungswert. Das Bild ist lediglich in unserem Tagespflegeportal sichtbar.

Trotz der Verpflichtung, die sich aus der Erlaubnis zur Kindertagespflege (sog. "Pflegeerlaubnis) ergibt, unterzeichnen die KTPP über die Speicherung der Daten durch das Kindertagespflegebüro eine entsprechende Einwilligungserklärung. Diese regelt die Speicherung der Daten im Tagespflegeportal, die Art der gewünschten Kontaktaufnahme seitens der Eltern, die Fortbildungsverwaltung und die etwaige Datenweitergabe an Städte/Gemeinden.

Es obliegt uns auch zu prüfen, welche und wie viele Kinder bei der KTPP betreut werden und ob die maximale Anzahl an Betreuungsverhältnissen nicht überschritten wird. Laut Maßgabe des Kreisjugendamtes sind die KTPP laut EzK (Erlaubnis zur kindertagespflege, umgangssprachlich auch Pflegeerlaubnis genannt) verpflichtet „…dem Kindertagespflegebüro … jedes eingegangene Tagespflegeverhältnis, unabhängig von der Förderung durch das Jugendamt…zu melden.“ Neben Fragen zu Dauer und Umfang der Betreuung, Name und Geburtsdatum des Kindes, finden verschiedene statistische Abfragen statt, wie bspw. ob die Muttersprache Deutsch ist oder ob das Kind innerhalb der Kindertagespflege eine Mittagsverpflegung erhält. Üblicherweise werden diese Daten bereits erfasst, wenn Eltern uns kontaktieren. Da KTPP aber auch ohne die Vermittlung des Kindertagespflegebüros Betreuungsverhältnisse eingehen, kann es sein, dass wir als Fachberatung gar keinen Kontakt zu einzelnen Eltern hatten. Dann müssen uns die Daten durch die KTPP aufgrund der Verpflichtung die sich aus der Pflegerlaubnis (Rechtsgrundsatz) nach § 43 Abs. 3 SGB VIII ergibt, mitgeteilt werden (sh. Mitwirkungspflicht). Es obliegt dann der KTPP als selbstständiger Unternehmerin/als selbstständigem Unternehmer, dieses Vorgehen den Eltern transparent zu machen bzw. auf die Fachberatung/diese Homepage inkl. der Datenschutzerklärung zu verweisen.

Die abgefragten Daten sind für das Landesamt für Statistik Niedersachsen relevant und werden bei statistischen Abfragen des Landesamtes durch uns über das Tagespflegeportal anonymisiert und ohne Rückschluss auf die Person weitergegeben. Aus den Antworten auf diese Fragen kann man wichtige Rückschlüsse ziehen, die für die Weiterentwicklung der Kinderbetreuung sehr wichtig sind. So kann beispielsweise daraus abgelesen werden, für wie viele Kinder die Essensversorgung später in den Kindergärten etabliert werden muss oder in welchem Umfang Sprachförderkräfte benötigt werden. Natürlich ist hier auch die Mittelbindung für ebendiese Projekte sehr wichtig. Diese Daten werden in einem eigens dafür entwickelten Programm (Tagespflegeportal) verarbeitet. Grundsätzlich werden nur Fragen gestellt, die auch mit dem Datenschutz vereinbar sind. Informationsbriefe (sog. "Winter-", "Sommerbriefe")  werden von uns nur an Klarnamen-Emailadressen, die eindeutig identifizierbar sind, versandt.

Datenspeicherung im Tagespflegeportal

Die Sicherheit des speziell für die Kindertagespflege entwickelten Programms und die ordnungsgemäße Datenverarbeitung wurde uns durch den Anbieter Connedata durch eine hinreichende Garantieerklärung gewährleistet. Connedata arbeitet für uns als Auftragsdatenverarbeiter und muss diese Garantie abgeben und gewährleisten. 

Mitwirkungspflicht Eltern und KTPP

Eltern, die eine öffentlich geförderte Kinderbetreuung in Anspruch nehmen, haben auch eine gewisse Mitwirkungspflicht bei der Erhebung erforderlicher Daten; das ist in jeder Krippe und in jedem Kindergarten nicht anders. Diese Mitwirkungspflicht besteht auch für die KTPP. Von daher sind wir auf Ihre Unterstützung angewiesen, versichern Ihnen aber gleichzeitig, dass wir mit allen Daten gewissenhaft und im rechtlich gesteckten Rahmen umgehen. 

Fortbildungen für KTPP

Die KTPP müssen sich regelmäßig nach Maßgabe der jeweiligen Satzung des Landkreises über Kindertagespflege weiterbilden. Die Fortbildungsverwaltung und -prüfung obliegt dem Kindertagespflegebüro. Auch hier wird mit dem Tagespflegeportal der Firma Connedata gearbeitet. Die KTPP hat die Teilnahme an fachlich geeigneten Fortbildungen nachzuweisen. Erfolgte die Fortbildung bei der VHS Cloppenburg, so erhält das Kindertagespflegebüro durch die VHS eine entsprechende Teilnahmeliste. Es handelt sich dabei um durch den Landkreis geförderte Fortbildungen, die für die KTPP kostenfrei sind. Daher nehmen daran auch nur KTPP teil. Die KTPP erklären sich schriftlich damit einverstanden, die VHS und entsprechende Teilnahmelisten übermittelt. Inhalt dieser Listen sind Name, Vorname und Telefonnummer. Mit der VHS haben wir diesbezüglich eine transparente Datenschutzvereinbarung getroffen, die uns zu bestimmten Zwecken (Fortbildungsverwaltung) erlaubt, Daten gemeinsam zu verarbeiten. Die Fortbildungsverwaltung gehört zudem, genauso wie die übrige Datenspeicherung im Tagespflegeportal, zu den uns vom Landkreis gem. § 24 SGB VIII übertragenen Aufgaben. Bei Anmeldung zu Veranstaltungen werden Ihre Angaben  elektronisch gespeichert und dem Datenschutz entsprechend aufbewahrt. Fortbildungen, die bei anderen Bildungsträgern als der VHS absolviert werden, müssen dem Kindertagespflegebüro nachgewiesen werden. Fortbildungen, die nicht bei der VHS absolviert werden, müssen die Kindertagespflegepersonen beim Kindertagespflegebüro selbst durch eine Teilnahmebescheinigung nachweisen!

Mitarbeitende des Kindertagespflegebüros

Der Datenschutz aller Personen mit denen wir beruflich zu tun haben, auch die Mitarbeiter-/ und Personaldaten sind in unserem Haus gewährleistet. Das Kindertagespflegebüro besitzt ein Datenschutzkonzept mit einer Datenschutzfolgeabschätzung, einem Verarbeitungsverzeichnis und mit TOM (Technische und Organisatorische Maßnahmen zur Datenschutzsicherung). Wir möchten Sie außerdem darauf hinweisen, dass alle angestellten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die direkt in der Betreuung von Kindern tätig sind (beispielsweise im Vertretungsstützpunkt) und natürlich auch unsere Fachberaterinnen/Fachberater sowie unsere Verwaltungskraft eine Vereinbarung unterzeichnet haben, in der sie sich zu einem verantwortungsbewussten Umgang mit den neuen Medien verpflichten. WhatsApp als dienstliches Kommunikationsmittel ist untersagt. Weiterhin wurden selbstverständlich alle Mitarbeitende im Datenschutz geschult und sind verpflichtet worden, über alles, was sie durch ihre Tätigkeit erfahren, auch nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses, Stillschweigen zu bewahren. Auch die Daten der Mitarbeitenden sind geschützt und Bilder etc. werden nur nach einer erfolgten Einwilligungserklärung veröffentlicht. Bei unserer täglichen Arbeit spielen die Rechte der Kinder eine zentrale Rolle. Wir wollen kritisch im Gebrauch digitaler Medien sein und jederzeit mögliche Risiken bedenken. Dabei werden die einschlägigen Gesetze und Rechtsvorschriften beachtet. Auf www.bfi.bund.de finden Sie die Kontaktdaten der Bundesdatenschutzbeauftragten bzw. der/des Datenschutzbeauftragte/n des jeweiligen Bundeslandes.